Onze zelfgebouwde monitoringschermen: maatwerk software in de praktijk

Wie bij ons op kantoor binnenloopt, ziet ze meteen: een rij schermen aan de muur, in het blauw met felgroene accenten. Het zijn onze monitoringschermen. We hebben ze niet gekocht, maar helemaal zelf ontwikkeld. Hierop ziet het hele team in één oogopslag of alles goed draait bij onze klanten, in ons datacenter en op onze telefonie.

In deze blog lees je wat er op de schermen staat, waarom we ze zelf gebouwd hebben en wat jij daarvan merkt. En omdat dit precies is wat we elke dag voor klanten doen: hoe wij zo’n maatwerk dashboard ook voor jouw bedrijf kunnen maken.

Waarom monitoringschermen?

Goed ICT-beheer betekent dat je een probleem oplost voordat de klant het merkt. Dan moet je het wel eerst zien. Meldingen in een mailbox of een losse tool raken snel ondergesneeuwd. Een groot scherm aan de muur niet.

Kijkt iemand van het team even op, dan weet hij of zij direct:

• of er ergens een storing of melding openstaat;
• of iemand daar al mee bezig is;
• hoe de bereikbaarheid van onze servicedesk er vandaag voor staat.

Wat staat er op de schermen?

Eén overzicht voor alle systemen

Het eerste scherm verdeelt onze dienstverlening in een paar grote tegels, zoals onze klantomgevingen, het datacenter, Microsoft 365, telefonie en websites. Elke tegel heeft een eenvoudige kleurcode:

• Groen: niets aan de hand.
• Oranje: er is iets gemeld, het is bevestigd en we pakken het op.
• Rood: er is een melding en nog niemand is ermee bezig.

Die laatste is het belangrijkst. Rood betekent niet alleen “er is iets kapot”, maar vooral “dit heeft nog geen eigenaar”. Zo blijft een melding nooit liggen omdat iedereen denkt dat een collega hem al heeft opgepakt.

Telefonie: hoe bereikbaar zijn we?

Het tweede scherm gaat over de telefoon. Daar laten we onder meer zien:

• welk deel van de gesprekken vandaag gemist is, en of dat beter of slechter wordt;
• hoe lang bellers gemiddeld wachten voordat er wordt opgenomen;
• welke gemiste bellers nog teruggebeld moeten worden.

Ook hier werken we met duidelijke grenzen. Een korte wachttijd is groen, loopt die op dan wordt het scherm oranje. Zo zien we op tijd dat het druk wordt en kan er iemand bijspringen. Gemiste bellers blijven op het scherm staan totdat ze zijn teruggebeld.

Maatwerk software uit eigen huis

Er bestaan genoeg kant-en-klare dashboards. Toch kozen we ervoor om ze zelf te ontwikkelen. Software ontwikkelen is namelijk gewoon wat we doen. Al sinds 1997 werken we aan IT-oplossingen voor het MKB en ZZP, en maatwerk software en API-koppelingen zijn daar een belangrijk deel van. Dus waarom zouden we die kennis niet voor ons eigen team gebruiken?

Zelf bouwen leverde ons precies op wat we zochten:

• Precies wat wij nodig hebben. Geen honderd grafieken, alleen de informatie waar we echt op handelen.
• Al onze systemen op één plek. Monitoring, meldingen en telefonie zijn met elkaar gekoppeld en komen samen in één overzicht.
• Afspraken die bij ons passen. De grenzen voor groen, oranje en rood bepalen we zelf, op basis van wat we onze klanten beloven.
• Snel aan te passen. Willen we iets nieuws zien, dan bouwen we het er gewoon bij.

Ook een maatwerk dashboard voor jouw bedrijf?

Wat we voor onszelf bouwen, bouwen we net zo goed voor jou. Of je nu al klant bij ons bent of nog niet. Veel bedrijven werken met verschillende systemen naast elkaar: een CRM, een planningstool, een boekhoudpakket, een webshop of een telefooncentrale. De informatie is er wel, maar zit verspreid over al die programma’s. Wij koppelen die systemen en zetten de cijfers die er voor jou toe doen samen op één scherm.

Denk bijvoorbeeld aan:

• een overzicht van openstaande orders en leveringen voor je magazijn;
• de bereikbaarheid van je klantenservice of receptie;
• de voortgang van projecten en uren voor je planning;
• verkoopcijfers van vandaag voor je salesteam.

We beginnen altijd met een gesprek. Wat wil je zien, en wat wil je ermee doen? Daarna bouwen we een dashboard of applicatie die precies aansluit op je eigen werkwijze. Niet meer en niet minder. Na de oplevering blijven we je software beheren, zodat hij nu én in de toekomst blijft werken. Lees meer over maatwerk software of bekijk onze cases.

Wat merk jij van onze schermen?

Ben je klant voor systeembeheer? Dan zie je de schermen zelf niet, maar je merkt ze wel:

• Snellere reactie op storingen. Vaak zijn we al bezig voordat jij het probleem opmerkt.
• Geen meldingen die blijven liggen. Alles wat rood is, krijgt direct een eigenaar.
• Betere bereikbaarheid. We zien direct hoe druk het is aan de telefoon en sturen daarop bij.
• Je wordt teruggebeld. Mis je ons een keer, dan staat je gesprek op het scherm totdat we je hebben teruggebeld.

Alles kan, alles werkt

Onze monitoringschermen laten zien hoe we werken: transparant, persoonlijk en met korte lijnen. Ze laten ook zien wat er kan als je software laat maken die echt bij je bedrijf past. Heb jij een idee voor een eigen dashboard, of wil je weten wat er mogelijk is? Neem contact met ons op. We denken graag met je mee.

Veelgestelde vragen

Wat is een monitoringscherm?

Een monitoringscherm is een groot scherm dat direct laat zien hoe systemen en diensten ervoor staan. Zo ziet een team storingen en knelpunten meteen, zonder eerst zelf te hoeven zoeken.

Wat betekenen de kleuren op jullie schermen?

Groen betekent dat alles in orde is. Oranje betekent dat een melding is bevestigd en wordt opgepakt. Rood betekent dat er een melding is waar nog niemand mee bezig is.

Kunnen jullie zo’n dashboard ook voor mijn bedrijf maken?

Ja. We ontwikkelen maatwerk software en dashboards voor bestaande en nieuwe klanten. We koppelen je huidige systemen en laten precies de informatie zien die jij nodig hebt. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Moet ik al klant zijn om maatwerk software te laten maken?

Nee. Je kunt ook bij ons terecht als je alleen software of een koppeling wilt laten ontwikkelen. Ben je al klant, dan sluiten we de software aan op wat we al voor je beheren.