Systemen koppelen voorkomt dat je uren overtypt van de ene applicatie in de andere of orders uit je webshop met de hand in de boekhouding zet. Het gaat steeds om hetzelfde probleem: systemen die niet met elkaar praten. Een koppeling lost dat op. In deze blog lees je welke koppelingen bedrijven het meest vragen, met welke software, waar het in de praktijk misgaat en hoe je een koppeling zo opzet dat hij blijft werken.
Table of Contents
Systemen koppelen: wat is een koppeling precies?
Systemen koppelen betekent dat twee systemen automatisch gegevens uitwisselen, ook wel een integratie genoemd. Meestal loopt zo’n koppeling via een API: een vaste ingang waarlangs software gegevens kan opvragen en versturen. Soms haalt de koppeling op vaste momenten nieuwe gegevens op, een sync. Soms stuurt het ene systeem direct een seintje als er iets verandert, een webhook. Het resultaat is hetzelfde: je voert gegevens één keer in en ze staan overal goed.
1. Urenregistratie koppelen aan PSA en boekhouding
Dit is een van de meest gevraagde koppelingen. Bedrijven die op uren werken, registreren die bijvoorbeeld in Timewax, maar factureren en plannen in een ander pakket. Denk aan een koppeling tussen Timewax en Autotask, AFAS of Exact Online, of tussen een PSA-pakket als Autotask en een servicedesk als TOPdesk.
Een goede urenkoppeling synchroniseert projecten, uren en facturen in beide richtingen. Belangrijk is dat er een terugvaloptie is. Gaat een sync een keer mis, dan wil je dat dit opvalt en dat de gegevens alsnog goed doorkomen, bijvoorbeeld via een webhook die een melding of ticket aanmaakt. Zo voorkom je dat er uren blijven liggen die nooit gefactureerd worden.
2. Microsoft 365 koppelen aan andere software
Dit is een groep die flink groeit. Bedrijven bouwen automatiseringen in n8n die iets doen met mail in Outlook of bestanden in OneDrive en SharePoint. Ook bedrijfsapps als Pipedrive en Zendesk willen vaak toegang tot Microsoft 365, bijvoorbeeld om mail en agenda te koppelen aan klanten en tickets.
Zo werkt een koppeling met Microsoft 365. Bij veel apps log je in met je Microsoft-account en geef je toestemming. Bij automatiseringen in n8n of bij bedrijfsapps loopt de koppeling via een app-registratie in Microsoft Entra ID, en die richt een beheerder in. Het belangrijkste aandachtspunt is in alle gevallen hetzelfde: geef een app alleen de rechten die hij echt nodig heeft. Een app die één gedeelde mailbox moet lezen, hoeft niet bij de mail van het hele bedrijf te kunnen.
Lukt het zelf koppelen niet? Krijg je de melding dat er goedkeuring van een beheerder nodig is? Dan is je account niet kapot. Je organisatie blokkeert dan terecht dat externe apps zonder controle bij je bedrijfsgegevens kunnen. Laat de beheerder van je Microsoft 365 de toestemming beoordelen en geven. Die kan meteen afbakenen waar de app wel en niet bij mag.
3. Webshop koppelen aan boekhouding en betalingen
De klassieker. Een webshop in WooCommerce of Shopify die orders, klanten en facturen automatisch doorzet naar Exact Online, SnelStart, Moneybird, AFAS of AccountView. Vaak hoort daar een koppeling met Mollie bij, zodat betalingen automatisch worden afgeletterd en facturen als betaald staan. Bijvoorbeeld een Mollie koppeling met Exact Online of een Moneybird Mollie koppeling.
De belangrijkste keuze komt hier vóór de techniek: spreek per soort gegevens af welk systeem leidend is. Staan je artikelen en prijzen in de boekhouding of in de webshop? Wordt een klant aangemaakt in het CRM of in Exact? Als twee systemen allebei mogen wijzigen, krijg je dubbele klanten en prijzen die niet kloppen.
4. Leveranciers en productfeeds koppelen aan je webshop
Verkoop je producten van groothandels of leveranciers? Dan wil je hun assortiment, prijzen en voorraad niet met de hand bijhouden. Een productfeed (bijvoorbeeld een XML- of JSON-feed) of een API van de leverancier zet nieuwe producten automatisch in je webshop en houdt de voorraad actueel. Andersom kun je orders direct doorzetten naar de leverancier, inclusief extra gegevens zoals een bedrukking of borduring.
Hetzelfde principe werkt buiten webshops. Een autobedrijf kan zijn voertuigvoorraad automatisch op de website tonen, een makelaar zijn aanbod uit Realworks.
Vond je dit nuttig?
Ontvang onze nieuwsbrief met meer ICT-tips, nieuws over onze diensten en aanbiedingen. Afmelden kan altijd.
5. ERP, CRM en planning aan elkaar koppelen
Bij grotere bedrijven zit het hart vaak in een ERP-pakket zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central. Daaromheen draaien systemen voor routeplanning, voorraadbeheer of salarisadministratie, zoals Nmbrs. Of het CRM, zoals Tribe CRM of Pipedrive, moet gegevens uitwisselen met de rest van de organisatie. Zulke koppelingen raken meerdere afdelingen tegelijk. Juist daar loont het om vooraf goed vast te leggen welke gegevens waarheen gaan.
Zelf koppelen met Zapier of n8n?
Voor eenvoudige koppelingen zijn tools als Zapier en n8n handig. Een nieuwe bestelling in WooCommerce automatisch in Mailchimp zetten, of een formulier doorsturen naar je CRM, regel je daarmee zonder te programmeren. Wordt de koppeling bedrijfskritisch, met veel gegevens of logica, dan is een maatwerk koppeling vaak betrouwbaarder. Die is beter te controleren en je zit niet vast aan de limieten van een abonnement.
Waar het vaak misgaat
Een koppeling die eenmaal draait, kan alsnog stoppen. De oorzaken die we het vaakst zien:
- Verlopen toegang. Koppelingen met bijvoorbeeld Exact Online, SnelStart of Microsoft 365 werken met een sleutel of toestemming die na een tijd opnieuw bevestigd moet worden. Gebeurt dat niet, dan stopt de koppeling stil.
- Gegevens die niet bestaan. Een nieuw artikel, project of btw-code in het ene systeem dat nog niet in het andere staat, geeft een foutmelding.
- Wijzigingen in een van de pakketten. Een update of een nieuw abonnement aan één kant kan velden of rechten veranderen.
- Niemand krijgt de foutmelding. De koppeling geeft netjes een fout, maar die komt in een mailbox die niemand leest.
Systemen koppelen: zo pak je het goed aan
- Schrijf eerst op welke gegevens in welke richting gaan, en welk systeem leidend is.
- Geef koppelingen alleen de rechten die ze nodig hebben, zeker bij Microsoft 365.
- Test met een paar echte orders, uren of mails voordat je alles aanzet.
- Zorg dat foutmeldingen bij iemand terechtkomen die er iets mee doet. Bij onze koppelingen houden we dat zelf in de gaten.
- Plan een vast moment om de koppeling na te lopen, bijvoorbeeld na een update van een van de pakketten.
Meer achtergrond lees je in onze blog over waarom API-koppelingen belangrijk zijn voor je bedrijfsprocessen.
Veelgestelde vragen over systemen koppelen
Wat is het verschil tussen een API en een webhook?
Met een API vraagt een systeem zelf gegevens op of stuurt het gegevens naar een ander systeem. Een webhook werkt andersom: het ene systeem geeft zelf een seintje zodra er iets verandert, bijvoorbeeld als een betaling is gelukt. Betaalprovider Mollie legt in zijn documentatie over webhooks uit hoe dat in de praktijk werkt. Veel koppelingen gebruiken beide.
Wat kost het om systemen te koppelen?
Dat hangt af van het aantal systemen, de kwaliteit van hun API, de hoeveelheid gegevens en logica, en of je de koppeling zelf beheert of laat onderhouden. Een eenvoudige koppeling met Zapier of n8n is snel ingericht. Een maatwerk koppeling vraagt meer werk, maar is betrouwbaarder bij bedrijfskritische processen. Wil je weten wat jouw koppeling vraagt? Neem contact met ons op, dan bekijken we wat je nodig hebt en krijg je een voorstel.
Wanneer kies je voor Zapier of n8n en wanneer voor een maatwerk koppeling?
Zapier en n8n passen bij eenvoudige koppelingen zonder veel logica, zoals een formulier doorsturen naar je CRM. Gaat het om bedrijfskritische processen, grote hoeveelheden gegevens of eigen regels, dan is een maatwerk koppeling beter te controleren en zit je niet vast aan de limieten van een abonnement.
Kun je elk systeem koppelen?
Bijna altijd, maar het hangt af van wat het pakket zelf biedt. Heeft de software een API of kan het gegevens exporteren en importeren, dan is een koppeling meestal mogelijk. Zonder die mogelijkheden is een omweg nodig, en dan loont het om eerst de documentatie van de leverancier te bekijken.
Wat kan er misgaan nadat een koppeling live is?
Meestal gaat het mis door verlopen toegang, gegevens die in het andere systeem nog niet bestaan, wijzigingen in een van de pakketten of foutmeldingen die bij niemand terechtkomen. Zorg dat een mislukte synchronisatie een melding of ticket oplevert bij iemand die er iets mee doet.
Kom je er zelf niet uit?
Wil je een nieuwe koppeling, loopt een bestaande koppeling vast of wil je een app veilig aan Microsoft 365 koppelen? Wij bouwen en onderhouden software koppelingen met onder andere Timewax, Autotask, AFAS, Exact Online, SnelStart, Moneybird, Mollie, WooCommerce en Microsoft 365. Neem contact op of maak een supportticket aan.
