Als werkgever moet je de privacy van je medewerkers respecteren, zelfs nadat ze uit dienst zijn. Het is belangrijk om de regels rondom de verwerking van persoonsgegevens te volgen die zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Als het gaat om de persoonlijke mailbox van een medewerker die uit dienst is, zijn er een paar dingen die je als werkgever wettelijk mag doen:
- Toegang tot zakelijke e-mails: Als de persoonlijke mailbox van de medewerker ook zakelijke e-mails bevat, mag je als werkgever deze e-mails inzien om zakelijke redenen, zoals het afhandelen van lopende projecten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Archiveren van zakelijke e-mails: Je mag de zakelijke e-mails van de medewerker archiveren voor wettelijke en zakelijke doeleinden. Dit moet echter gebeuren in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse privacywetgeving.
- Verwijderen van persoonlijke e-mails: Persoonlijke e-mails die geen zakelijke relevantie hebben, mag je als werkgever niet zomaar verwijderen. Deze vallen onder de privacy van de medewerker en dienen privé te blijven.
Het is belangrijk om te weten dat je als werkgever niet zomaar toegang mag hebben tot de persoonlijke mailbox van een medewerker zonder hun toestemming. Als de medewerker bijvoorbeeld een wachtwoord heeft ingesteld, mag je dit niet zonder hun toestemming omzeilen.
Om mogelijke problemen te voorkomen, is het raadzaam om in het arbeidscontract of in een privacybeleid vast te leggen welke regels er gelden voor het gebruik van e-mail tijdens en na afloop van het dienstverband. Dit voorkomt onduidelijkheid en misverstanden.